Para que um Clube possa participar do Programa, precisa organizar a sua Comissão de Intercâmbio, que deve ser constituída de, no mínimo, três membros: um Oficial de Intercâmbio, um Coordenador de famílias anfitriãs e um Conselheiro de intercambista. Sem essa comissão, o Clube não está adequadamente organizado para participar do Programa. Os membros dessa Comissão não devem ser substituídos quando muda o Presidente do Clube. É conveniente, no entanto, que essa renovação se faça a cada três e de modo paulatino, isto é, mudando-se um membro de cada vez, tendo em vista tratar-se de assunto muito específico e especializado, que exige uma prática, um conhecimento e uma experiência muito grande. Essa sugestão visa auxiliar o Clube na continuidade do bom trabalho que realiza na área do Intercâmbio internacional de jovens. Para inscrever e atualizar o Clube, quanto ao Intercâmbio de Jovens, perante a Comissão Distrital, basta procurar no item FORMULÁRIOS o documento apropriado que deverá ser preenchido e enviado à Secretaria da Comissão, no fax (61) 3226-3770. Sem essas informações, a respeito de quem, no Clube, é responsável pelo Programa de Intercâmbio, será muito difícil a Comissão poder planejar encontros de orientação, e mesmo, fazer contatos em caso de necessidade, recaindo todo o trabalho, no caso, em cima do próprio Presidente. Em determinadas situações ou momentos, o Clube que não possuir e inscrever a sua Comissão de Intercâmbio, junto à Comissão Distrital, poderá até perder o direito de inscrever candidatos.