A Comissão Distrital elabora a lista dos candidatos e os convoca para uma reunião (nos meses de agosto ou setembro), à qual devem comparecer os candidatos, os pais e o oficial de intercâmbio do Clube. Nessa reunião, a Comissão explica todo o Programa, entrevista os candidatos e solicita que cada um deles faça a escolha dos países, estabelecendo prioridades

Após a Comissão Distrital receber do exterior os "Guarantee Form/Visa Application" dos candidatos ao intercâmbio, será realizada, com todos eles e seus respectivos pais, uma Reunião de Orientação (normalmente em junho), onde são transmitidas todas as informações e dada toda a orientação para o intercambista e seus pais.

No mês de junho existe também uma reunião da Comissão Distrital com as famílias anfitriãs e a Comissão de Intercâmbio dos Clubes, para transmitir as normas do Programa, estabelecer normas de procedimentos e orientar as famílias na hospedagem do intercambista visitante.